Il rimborso spese professionisti rappresenta un aspetto fondamentale nella gestione dei rapporti tra committenti e liberi professionisti. Comprendere le diverse tipologie di rimborso e le modalità di applicazione risulta essenziale per una corretta gestione delle spese sostenute durante lo svolgimento di un incarico professionale.
In questo articolo, esamineremo nel dettaglio il funzionamento del rimborso spese professionisti, analizzando le diverse casistiche previste dalla normativa e fornendo indicazioni pratiche per una gestione efficiente ed efficace.
Definizione e finalità del rimborso spese professionisti
Il rimborso spese professionisti consiste nella restituzione, da parte del committente, delle somme impiegate dal professionista per il pagamento di imposte o prestazioni lavorative specifiche correlate all’incarico svolto. Queste spese possono comprendere, ad esempio, costi di trasferta, come spese di viaggio, vitto, alloggio e altre voci accessorie. La finalità del rimborso è quella di garantire al professionista il recupero delle spese sostenute per conto del cliente, evitando che gravino sul suo bilancio personale.
Tipologie di rimborso spese previste dalla normativa
La normativa prevede diverse tipologie di rimborso spese professionisti, distinguendo tra spese sostenute per conto del cliente e spese anticipate dal committente a favore del professionista.
Nel primo caso, il professionista anticipa i costi in nome del committente, mentre nel secondo caso è il cliente stesso a farsi carico delle spese in via preventiva.
Costi prepagati dal cliente e pagamenti effettuati in nome e per conto del committente
Una prima tipologia di rimborso spese riguarda i costi prepagati dal cliente, ovvero le spese che il committente anticipa senza che il professionista debba farsene carico.
In questo caso, il professionista non sostiene alcun esborso e il cliente provvede direttamente al pagamento delle spese necessarie per lo svolgimento dell’incarico.
Un’altra casistica prevede invece il rimborso delle spese sostenute dal professionista in nome e per conto del cliente, anticipate quindi dal professionista stesso.
In questo caso, il professionista effettua i pagamenti per conto del committente, per poi richiederne il rimborso in un secondo momento.
Spese sostenute dal professionista per lo svolgimento dell’incarico
Oltre alle spese già pagate o anticipate dal cliente e a quelle eseguite in nome e per conto di quest’ultimo, il professionista potrebbe avere diritto a un rimborso anche per i pagamenti effettuati in prima persona per lo svolgimento della specifica prestazione professionale, senza che l’azienda abbia anticipato alcuna somma.
In questo caso, le spese sostenute diventano parte integrante del compenso professionale e il collaboratore dovrà emettere fattura nei confronti del committente per ottenere il relativo rimborso.
È importante sottolineare che, essendo parte del compenso, tali spese sono soggette alla tassazione regolare e contribuiscono alla formazione del reddito imponibile del professionista.
Modalità di quantificazione del rimborso: analitica o forfettaria
Per quantificare il rimborso spese, è possibile adottare due diverse modalità: analitica o forfettaria. Nel caso del rimborso analitico, il professionista raccoglie i giustificativi delle spese effettuate (ricevute e fatture) e li presenta al cliente per richiedere un rimborso pari ai costi sostenuti.
Diversamente, il rimborso forfettario prevede una somma concordata tra cliente e professionista a copertura dei vari esborsi, indipendentemente dalla loro reale entità.
La scelta tra le due modalità dipende dalle esigenze specifiche delle parti coinvolte e dalla natura dell’incarico professionale.
Spese non rimborsate e possibilità di deduzione fiscale
In alcuni casi, le spese sostenute dal professionista potrebbero non essere rimborsate dal cliente. Tuttavia, a seconda della posizione fiscale del professionista, potrebbe essere possibile scaricare parte dei costi sostenuti.
Ad esempio, per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio, alcuni regimi fiscali prevedono una deduzione del 75% dell’importo, purché questo non superi il 2% dei compensi percepiti nel periodo di imposta.
È importante sottolineare che tali deduzioni riguardano esclusivamente il professionista e non hanno alcuna connessione con l’azienda o con lo specifico incarico professionale.
Documentazione e fatturazione delle spese rimborsabili
Per una corretta gestione del rimborso spese professionisti, è fondamentale prestare attenzione alla documentazione e alla fatturazione delle spese sostenute. Il professionista deve conservare accuratamente i giustificativi delle spese effettuate, sia nel caso di rimborso analitico che forfettario.
Successivamente, dovrà emettere una fattura nei confronti del committente, indicando in modo chiaro e dettagliato le spese sostenute e l’importo da rimborsare. Una documentazione precisa e completa è essenziale per evitare contestazioni e garantire un corretto trattamento fiscale delle spese rimborsate.
